Trouver la perle rare grâce au recrutement collaboratif ?

En tant qu’employeur dans une industrie en mouvement, vous êtes probablement souvent à l’affût de trucs pour améliorer vos méthodes de recrutement.

Alors que vos stratégies habituelles semblent moins efficaces devant les défis d’un marché de plus en plus compétitif où la main-d'œuvre qualifiée tend à manquer, peut-être vous demandez-vous comment faciliter l’embauche et assurer, plus que jamais, la fidélisation de candidats de qualité dans votre entreprise.

Et si vous vous mettiez au recrutement collaboratif ?

Choisir le recrutement collaboratif

Devant les limites des stratégies traditionnelles d’embauche, l’envie de réinventer vos façons de recruter est bien naturelle.

C’est pourquoi le recrutement collaboratif gagne en popularité. Cette nouvelle façon de recruter, que l’on nomme parfois recrutement participatif ou recrutement par cooptation, consiste à partir à la recherche de vos meilleurs candidats… en équipe !

Vous avez bien compris, le recrutement n’est alors plus l’apanage exclusif de votre département des ressources humaines, de vous-même ou de votre responsable de l’embauche. Il s’élargit et se bonifie en impliquant également d’autres membres de votre équipe, comme vos chefs d’équipe et vos employés, à tous les niveaux hiérarchiques, notamment ceux du service ou de l’équipe où la nouvelle recrue évoluera une fois embauchée.

Rendu possible grâce à l’évolution des technologies et outils numériques permettant de collaborer plus facilement, simultanément et efficacement avec différents acteurs et équipes, le recrutement collaboratif repose sur une communication fluide et efficace et un véritable travail d’équipe et d’étroite collaboration.

Les différentes personnes impliquées et concernées par ce poste à pourvoir sont alors invitées à participer et collaborer aux différentes phases du processus d’embauche, comme la sélection initiale, l’entrevue et la prise de décision. Elles travaillent conjointement à dénicher de nouveaux talents pour rejoindre vos rangs.

L’objectif ? Obtenir une évaluation plus riche et complète des candidats en faisant intervenir différentes voix et perspectives dans votre processus de recrutement !

Recruter ensemble ? Pourquoi pas !

Cette façon de travailler ensemble pour choisir les futurs membres de l’équipe apporte de nombreux avantages par rapport au processus traditionnel, autant pour votre entreprise que pour les candidats eux-mêmes.

1. Gagner en productivité à tous les niveaux

• En partageant les responsabilités du recrutement avec plusieurs personnes aux opinions et priorités diversifiées, vous gagnez une meilleure compréhension des candidats et de leur impact potentiel au sein de votre entreprise, tout en diminuant le stress et la charge de travail des personnes chargées de l’embauche dans votre entreprise.
   
• En transformant les enjeux du recrutement en responsabilité partagée, les recruteurs, gestionnaires et employés travaillent de concert, ce qui diminue aussi le stress suscité par les erreurs de recrutement et limite celles-ci. D’une part, la personne chargée du recrutement contribue au processus grâce à ses conseils d’expert, d’autre part, les chefs d’équipe et employés y contribuent avec leur connaissance du terrain afin d’identifier quels sont les meilleurs profils pour faire une réelle différence à l’interne, et ce, de façon durable dans l’entreprise. Quand une difficulté se présente, elle peut être relevée ensemble, avec les atouts de chacun et en toute transparence, afin de trouver les meilleures solutions.
   
• En impliquant vos salariés, ces personnes qui comprennent bien, de l’intérieur, la nature du besoin de l’équipe et ce que vous recherchez, vous serez mieux à même d’identifier les profils pertinents avec justesse et en un temps record, même lorsque vous recherchez des compétences spécifiques et plus rares sur le marché.
   
• Vos employés savent identifier dans leur réseau les profils les plus pertinents pour le poste en question, ce qui multiplie les canaux de dotation, agrandit votre bassin d’excellents candidats et vous permet de gagner du temps à l’étape de la présélection. Comme ils peuvent prendre contact directement et de façon ciblée avec les candidats, vous pourriez même trouver votre perle rare en quelques jours !
   
• Lorsqu’un candidat est recommandé par un membre de votre équipe en qui vous avez déjà confiance, la validation de la pertinence et des compétences de sa candidature pour le poste et de son alignement avec les valeurs de votre entreprise est beaucoup plus simple et efficace. D’autant plus qu’en se forgeant une opinion collective sur les candidats, plutôt que de s’en remettre à une seule personne pour les choisir, des décisions plus éclairées, inclusives et équitables peuvent être prises.
   
• En utilisant des outils technologiques facilitant la coordination entre les différentes personnes impliquées dans votre processus collaboratif (vidéos conférence, plateforme de collaboration, outils de prise de rendez-vous et d’analyse des CV, etc.), vous serez mieux organisé à tous les niveaux et étapes de votre processus de recrutement. L’apport de ces outils vous permettra, par exemple, de vous entendre rapidement sur les candidats les plus intéressants et d’aller de l’avant avec une efficacité redoublée.
   
• Cette méthode offrant à votre nouvelle recrue l’occasion précoce de se faire une meilleure idée de l’entreprise et de sa culture, de la dynamique d’équipe et de ses chefs d’équipe, elle est mieux à même d’évaluer si le poste lui correspond vraiment… augmentant les chances d’un bon et durable « match » !

2. Une ambiance enrichie pour tous

• Parce qu’il a déjà gagné l’adhésion des acteurs concernés par son intégration, qui ont eux-mêmes contribué à le choisir et sont donc mieux disposés à l’accueillir, l’impact positif du recrutement collaboratif se répercute également sur l’accueil du candidat choisi et un engagement élevé de tous les employés.
   
• La nouvelle recrue, de son côté, a déjà fait la connaissance des différentes personnes impliquées durant le processus d’embauche, gagnant une perspective plus large du poste, mais aussi des activités de votre entreprise, ce qui facilite son intégration : sa meilleure connaissance de l’entreprise et de ses collègues la rend plus à l’aise, elle s'adapte plus facilement à son nouvel environnement de travail… et devient ainsi productive, autonome et fonctionnelle plus tôt.
   
• Choisir le recrutement collaboratif va de pair avec des valeurs de partage et de communication saine, des éléments essentiels à la base d’une atmosphère de travail et une culture d’entreprise bienveillantes et positives. C’est donc un cercle vertueux puisque le travail en équipe, majoritairement apprécié, favorise le bien-être au travail.
   
• Le recrutement collaboratif repose sur une communication positive où les responsables du recrutement consultent régulièrement les différents membres de l’équipe concernée par le poste à pourvoir afin de mieux identifier les réels besoins de l’entreprise, mais aussi les attentes de son équipe. Ceci favorise également une meilleure compréhension mutuelle, suscitant tout naturellement meilleure ambiance, entente et respect communs.

3. Améliorer votre marque employeur

• Véritable levier de fidélisation, l’usage même du recrutement collaboratif en dit long sur la culture de votre entreprise, ce qui a un impact positif sur la perception que l’on a d’elle.
   
• En élargissant les acteurs du recrutement à toute l’entreprise, le sentiment d’adhésion des employés est renforcé, de même que la cohésion et l’engagement. Chaque personne impliquée se sent valorisée, utile, reconnue et satisfaite dans son besoin d’appartenance à l’entreprise, ce qui crée une expérience professionnelle positive pour chacune.
   
• L’usage des technologies modernes souvent nécessaire à cette pratique reflète également la modernité de votre entreprise, un autre atout pour votre réputation.
   
• Tout comme le monde du recrutement, les attentes des candidats face à leurs employeurs potentiels évoluent. Une telle méthode leur offre ainsi une expérience humaine, positive et multidimensionnelle dès les premiers contacts avec votre entreprise, comblant leurs exigences en matière de transparence et d’inclusivité souhaitées dans leur milieu de travail.

Un processus d’embauche bien orchestré

Alors, comment procéder ?

Étape 1 : planifiez bien votre projet d’embauche.

Réunissez-vous pour décider qui prendra part au recrutement, définir les rôles et responsabilités de chacun à chaque étape, définir clairement et ajuster au besoin la description du poste et du candidat recherché, établir vos critères d’embauche avec précision et rédiger une offre d’emploi attrayante.

Dès le début du processus, nommez ensemble une personne qui sera responsable de la décision finale dans l’éventualité où il n’y a pas d’entente claire entre les différents participants au recrutement. Soyez transparent et ouvert sur le fonctionnement, en assurant à chacun que tous les avis seront entendus et pris en compte dans la décision finale, même si cette personne en vient à devoir trancher.

Étape 2 : trouvez des candidats.

Travaillez conjointement à partager l’offre d’emploi dans vos réseaux sociaux et professionnels respectifs et, s’il y a lieu, recommandez les meilleurs talents de votre connaissance qui vous semblent parfaits pour ce poste.

Question d’attirer un maximum de candidats intéressants, invitez chacun à exprimer sa vision et son expérience terrain positives de votre entreprise lors de ces partages, faisant ainsi briller votre culture d’entreprise au plus grand nombre.

Étape 3 : sélectionnez les meilleurs profils.

Rassemblez-vous de nouveau pour évaluer ensemble les candidatures reçues et choisir conjointement celles qui correspondent le mieux aux besoins et critères identifiés collectivement au départ.

Puis, organisez des entrevues avec ces candidats. Pour participer à ces entretiens, privilégiez un groupe composé de membres de votre équipe provenant de divers départements et niveaux hiérarchiques et aux priorités et perspectives variées à ces entrevues (chef d’équipe, coéquipier, gestionnaire, etc.)

Étape 4 : faites un choix commun.

Après la série d’entretiens, prenez le temps d’écouter et de considérer les opinions et perspectives de tous sur chacun des candidats rencontrés afin de prendre une décision commune éclairée. Assurez-vous que chacun puisse s’exprimer et partager ses impressions librement et d’en tenir compte dans la réflexion collective, même s’il n’y a pas consensus, en prenant la meilleure décision possible tout bien considéré.

Étape 5 : accueillez et encadrez votre nouvelle recrue.

Le travail d’équipe se poursuit ! Contribuez ensemble à faciliter l’arrivée et l’intégration de votre nouveau partenaire de travail. En fonction de son rôle dans l’entreprise, chacun peut à sa manière faire en sorte que cette nouvelle relation de travail se tisse harmonieusement et que cette personne s'intègre durablement, agréablement et avec succès dans votre équipe.

Quelques astuces pour bien démarrer

Attention, cette méthode de recrutement demande toutefois du doigté. Pour qu’elle soit un succès, encore faut-il établir des bases solides et savoir relever les défis de la multiplicité d’opinions et de participants.

Voici quelques trucs pour vous y aider :

• Faites intervenir les parties impliquées au bon moment, sans multiplier inutilement le nombre de personnes à prendre part au processus et en vous assurant que celles-ci s’engagent à être disponibles aux moments convenus dans le calendrier prévu au départ;
• Outiller et encadrer chacun des membres de votre équipe de recrutement selon ses besoins, en offrant, l’accompagnement, la formation et les procédures (questions d’entrevue, grilles d’évaluation standardisées pour une évaluation impartiale et cohérente des candidats, etc.) nécessaires au bon déroulement de chaque étape du processus d’embauche;
• Centraliser les échanges et la collecte d’informations pour garantir une communication fluide;
• Misez sur la communication positive, la transparence, l’ouverture et la confiance mutuelle;
• Encouragez chacun à prendre en compte les besoins et attentes des autres avant toute prise de décision;
• Mettez en place un processus que vous pourrez répéter pour chaque poste vacant qui se présente dans votre entreprise et faites-le évoluer pour encore plus d’efficacité avec le temps.

Dans un monde du travail où le recrutement se complexifie et où les postes à combler sont de plus en plus nombreux, les entreprises peuvent vite être ensevelies sous la charge croissante que peut représenter l’embauche.

En adoptant des pratiques plus en alignement avec ces nouvelles réalités qui appellent à la contribution de tous, candidats, comme propriétaires d’entreprise et employés gagnent une vision plus globale et juste leur permettant de prendre de meilleures décisions pour un bonheur partagé au travail.

C’est là toute la richesse du recrutement collaboratif !