Tout le monde s’entend pour dire que l’essor de la technologie rend bien des services au monde du travail. Toutefois, celle-ci peut également être source de ce qu’on appelle le technostress.
En effet, la surabondance d’informations propre à l’ère du numérique et à l'hyperconnectivité en résultant peut aussi avoir des conséquences psychologiques indésirables si l’on n’y prête pas attention.
Vous souhaitez en savoir davantage sur les impacts de la surcharge informationnelle au travail et vous doter de trucs pour vous en prémunir, vous-même et les membres de votre équipe ? Cette chronique est pour vous.
Bonjour, technostress !
Particulièrement dans les dernières années, les interactions numériques en entreprise se sont multipliées, offrant aux équipes de travail une plus grande productivité, un accès facilité au télétravail et au travail hybride… mais les exposant aussi à des risques psychosociaux et de surmenage accrus qu’on peut réunir sous le terme de technostress.
On parle de surcharge informationnelle quand on se sent submergé(e) par une grande quantité d’informations tout en ayant insuffisamment de temps pour la traiter.
Les risques de la surcharge d'information grandissante
Avec la pandémie, plusieurs outils numériques collaboratifs ont fait leur entrée dans les entreprises, multipliant les canaux d’information et d’échange et exposant les travailleurs à différents risques susceptibles d’atteindre la qualité de leur travail, leur performance, leur motivation, leur santé psychique, mais aussi la créativité, l’innovation, la prise de décision, la gestion du temps et l'agilité professionnelle :
1. L’hyperconnexion : plusieurs personnes, qu’elles soient employé(e)s ou gestionnaires, demeurent connectées au travail même après les heures habituelles de travail, réduisant les moments de réel repos et ressourcement.
2. La pénibilité numérique et l’hyper-réactivité : la plupart des travailleurs n’arrivent pas à traiter l’ensemble du flux de données, d’informations et de courriels reçus dans une journée, mais tentent tout de même d’y répondre rapidement. Résultat ? Un sentiment d’impuissance et d'urgence constant générant du stress, de l’anxiété et pouvant devenir, à la longue, un facteur d’épuisement. Il peut également devenir difficile de distinguer les informations pertinentes de celles qui le sont moins, nuisant au processus décisionnel.
3. La disparition progressive de la pleine concentration et la perte de productivité : la sursollicitation suscitée par les notifications constantes annonçant l’arrivée d’un courriel, d’un message texte ou d’une interaction dans la messagerie instantanée nuit à la concentration, baisse la capacité d’attention et réduit le temps de travail productif. Sachant qu’il faut au cerveau de 20 à 30 minutes sans interruption sur une tâche pour atteindre sa pleine capacité, le fait de devoir se concentrer de nouveau entre chaque arrêt, même minime, induit une fatigue cognitive s’accumulant peu à peu.
4. La réunionite : trop de réunions, des réunions trop longues, voire plusieurs réunions de suite surchargent l’horaire et laissent peu de temps pour respirer.
Interactions : trop c’est comme pas assez
Ceci dit, ce n’est pas tant les outils numériques eux-mêmes qui sont problématiques, mais surtout l’usage qu’on en fait.
Comme employeur ou gestionnaire, il est essentiel de sensibiliser vos employés à cet enjeu puisque tout le monde peut contribuer à diminuer (ou empirer !) ce trop-plein d’informations et à conserver un niveau d’interactions sain, équilibré et constructif dans l’équipe et entre les différents collaborateurs d’un projet.
D’autant plus que le technostress impacte non seulement les individus, mais toute l’entreprise. Raison de plus pour apprendre à mieux utiliser les outils de travail numériques et à limiter le flux d’information qu’ils génèrent.
Prévenir l’infobésité de l’ère numérique au travail
Pour y arriver, voici quelques astuces pour freiner l’infobésité :
1. Communiquer avec discernement : allégez la surcharge à la source en sélectionnant et en hiérarchisant les informations auxquelles vous avez accès et celles que vous partagez. Par exemple :
- Réduire les notifications inutiles et réserver des plages horaire sans notification pour plonger pleinement dans vos tâches sans être dérangé(e) ou simplement pour décrocher.
- Éviter autant que possible les courriels envoyés à tous pour communiquer uniquement avec les personnes directement et entièrement concernées par leur contenu.
- Limiter, en quantité, mais aussi en durée, les courriels internes et les réunions en misant sur ce qui est vraiment nécessaire et utile. Aller à l’essentiel et créer un contexte favorisant une prise de décision et des communications plus efficaces.
- Utiliser le bon outil au bon moment : si une conversation nécessite plusieurs échanges, le téléphone est peut-être plus approprié que le courriel.
- Au lieu de mobiliser toute l’équipe, choisir avec soin les intervenants pertinents à impliquer dans un échange ou une réunion.
2. Regrouper et centraliser l’information : diminuez les sources d’information en évaluant le meilleur outil, moyen de communication ou canal pour les besoins et la réussite de votre entreprise, de votre équipe et de vos projets. Les réflexions suivantes pourront certainement vous y aider :
- Quels outils numériques utilisés au quotidien nous sont vraiment utiles ? Peut-on en réduire le nombre ?
- Les applications aux fonctions similaires peuvent-elles être remplacées par une seule solution centralisant plusieurs de ces fonctions essentielles à notre travail et ainsi nous éviter d’avoir à jongler d’une interface à une autre ?
- Peut-on réunir les informations et communications à un même endroit, dans un seul canal, pour les retrouver plus facilement ?
3. Organiser le flux d’information pour plus de productivité : apprenez à filtrer l’information de façon à ce que chacun ait accès à ce dont il a réellement besoin pour bien faire son travail et organisez vos outils de travail pour retrouver plus facilement l’information dont vous avez besoin. Filtres, étiquettes, catégories, dossiers thématiques, les outils numériques abondent de fonctionnalités permettant de faire un tri personnalisé, selon vos besoins, des données à votre disposition. Il suffit de les utiliser.
La technologie au service de l’humain… et non l’inverse !
L’esprit humain a ses limites face au bombardement d’informations et c’est avec la collaboration de tous et chacun que peuvent être mises en place des stratégies visant à apaiser la surcharge informationnelle, à se prémunir collectivement contre le technostress et à faire des technologies au travail un atout au service de l’humain plutôt qu’une source de détresse.
