À une époque où le télétravail occupe une place plus grande que jamais, l'intégration d'un nouvel employé peut sembler un défi, voire un casse-tête.
Suivez le mode d'emploi pour une intégration virtuelle réussie qui n'a rien à envier à l'intégration traditionnelle de vos nouvelles recrues!
Intégration d'un nouvel employé : les bases
D'abord, qu'elle se fasse à distance ou en personne, l'intégration doit permettre à votre nouvel employé :
- de se familiariser avec votre entreprise, ses valeurs, sa mission, sa culture, ses politiques;
- de se sentir bien accueilli tout en facilitant les liens avec l'équipe de travail;
- de lui fournir les informations, outils et formations nécessaires pour qu'il puisse offrir un travail de qualité dès que possible.
En basant votre processus d'intégration virtuelle sur ces objectifs, vous serez mieux à même de créer une expérience stimulante, agréable et efficace pour tous.
Accueillir virtuellement de nouveaux employés
1. Fixez-vous des objectifs clairs et dotez-vous de moyens d'évaluation : que souhaitez-vous que votre nouvel employé apprenne ou fasse durant sa période d'intégration? Planifiez des suivis réguliers avec lui pour bien l'accompagner et vous assurer d'atteindre vos buts.
2. Outillez votre nouvel employé dès le jour 1 : assurez-vous qu'il a tout ce dont il a besoin pour travailler et s'intégrer avec succès. Une trousse de bienvenue peut contenir une partie informative envoyée par courriel (mot d'accueil, manuel de l'employé, mots de passe et instructions de configuration, etc.) et une partie à poster (vêtements de travail, clés, matériel, logiciels et équipements essentiels au travail, petits cadeaux de bienvenue, etc.)
3. Choisissez les bons outils : faites jouer la technologie en votre faveur en recréant l'expérience d'intégration habituelle en mode virtuel! Offrez des outils de signature électronique pour signer les contrats et formulaires requis. Rendez les apprentissages et communications vivantes au moyen de vidéoconférences avec partage d’écran, webinaires, vidéos préenregistrés, lectures, échanges écrits, formation interactive en ligne. Faites en sorte que les outils sélectionnés soient faciles d’accès pour vos nouveaux employés à partir de leur ordinateur ou de leur téléphone cellulaire.
4. Adaptez vos contenus au format numérique : langage dynamique et formats diversifiés éviteront l'ennui et la fatigue électronique! Mélangez formation autonome et interactive, séances d’observation virtuelle, échanges téléphoniques et messages instantanés. Donner une dimension ludique aux activités d'intégration (mini-questionnaires, jeux brise-glace, chasses au trésor dans l'environnement de travail à distance) favorisera les apprentissages et la mémorisation de l'information.
5. Adoptez le bon rythme : consommez du contenu de manière virtuelle peut demander un rythme plus lent. Étalez l'intégration sur toute une semaine ou même plus et prévoyez des pauses entre les appels. Ceci laissera le temps à votre nouvel employé d'assimiler les nombreuses informations importantes en début d'emploi.
6. Personnalisation et plaisir au menu : faites de l'intégration virtuelle une expérience attrayante qui donnera à vos nouveaux employés le sentiment de faire partie de l'équipe! Rencontres d'équipe conviviales, pauses-café et diner de bienvenue virtuels permettent de créer un sentiment d'appartenance et un environnement chaleureux. Un courriel de bienvenue le présentant aux autres membres de l’équipe donnera à votre nouvel employé le sentiment d'être accueilli, attendu et apprécié.
7. Impliquez l'équipe ! Désignez un ou deux collègues pour le soutenir et l'accompagner dans ses premières semaines, répondre à ses questions, créer les liens avec les collègues et l'aider à s'installer et à se retrouver plus rapidement dans son travail au moyen d’une visite virtuelle pour s'orienter dans l'environnement de travail en ligne de l'entreprise (technologie et logiciels utilisés), par exemple. N'oubliez pas d'ajouter votre nouvel employé à tous les canaux de communication pertinents (calendrier partagé, invitations aux réunions, applications de messagerie, etc.).
8. Ajuster ! Demandez-lui ses impressions sur l'intégration virtuelle, cela vous permettra de renforcer vos procédures d'intégration au besoin. Du même coup, votre nouvel employé se sentira important et entendu.
Avec une bonne planification, des activités d'intégration dynamiques et bien pensées et une bonne communication, accueillir votre nouvel employé à distance sera une expérience constructive pour toute votre équipe.
