L'art d'écrire un message d'absence efficace

Vous devez vous absenter du travail? Que ce soit pour une journée ou de longues vacances, tenez vos collègues et collaborateurs bien informés grâce à un message d’absence efficace!

Sur un projet de construction, les intervenants sont multiples et la communication doit circuler efficacement. Lorsqu'un acteur doit s'absenter, c'est souvent plusieurs personnes qui doivent en être avisées.

Question de n'oublier personne, voici tout ce qu’il vous faut savoir sur l'art de rédiger, activer et configurer un courriel d'absence efficace!

Nos astuces pour un parfait message d’absence

La beauté d’une réponse automatique d’absence, c’est qu’elle sera envoyée automatiquement à toute personne vous envoyant un courriel pendant votre absence.

Ce peut être vos coéquipiers, votre chef d’équipe, ou encore un client actuel ou potentiel, un candidat à l’une de vos offres d’emploi ou un fournisseur. Il importe donc que cette réponse soit complète, concise et rédigée sur un ton professionnel.

Voici les éléments clés que doit contenir votre courriel d’absence :

Donnez un objet clair à votre courriel. Le temps de chacun est précieux. Assurez-vous que votre réponse automatique soit intitulée clairement (par exemple : “Absence du bureau” ou “En vacances jusqu’au 6 janvier”) afin que votre interlocuteur soit aussitôt avisé de votre absence dès réception de votre message.
Précisez les dates de votre absence. Votre interlocuteur a besoin de connaitre la date de votre départ et de votre retour. Il saura ainsi à quoi s’attendre et à quel moment il pourra de nouveau vous joindre. Il peut d’ailleurs être utile d’indiquer une journée plus tard que votre réel retour pour vous laisser le temps de reprendre le fil de vos courriels et demandes urgentes le jour de votre retour.
Proposez une personne-ressource. Dans votre message, ajoutez les coordonnées (nom, fonction et courriel et/ou téléphone) d’un(e) collègue s’occupant de vos projets pendant cette période ou qui est d’accord pour assurer le suivi en cas de besoin ou d’urgence.
Terminez par une brève salutation et votre signature courriel. Celle-ci doit inclure vos prénom, nom et titre ou fonction. Si un client potentiel ou un nouvel interlocuteur communique avec vous pendant votre absence, il lui sera utile de savoir qui vous êtes.

Si votre absence a lieu durant un congé férié, il peut être convivial d’ajouter vos souhaits dans ce message. Restez toutefois professionnel et simple dans vos ajouts.

Même chose si vous choisissez d’ajouter le motif de votre absence (formation, arrêt maladie, congé parental, congé, etc.), soyez bref.

Souvenez-vous que ce courriel est un outil de communication. Soyez professionnel, courtois et relisez-vous pour un message sans faute d’orthographe.

Vous travaillez régulièrement avec l’international? N’oubliez pas d’ajouter à ce même courriel une version en anglais de votre message d’absence.

Un modèle de message automatique d’absence à compléter

Objet : Absence du travail

Bonjour,

Merci pour votre message !

Prenez note que je suis (absent du chantier / en dehors du bureau / en congé / en formation / en vacances / autre motif d’absence) du (date du premier jour d’absence) au (date du dernier jour d’absence), sans accès à mes courriels. Je prendrai connaissance de votre message à mon retour, le (date de votre retour).

D’ici là, (pour toute urgence / au besoin / pour tout ce qui concerne le chantier X) vous pouvez communiquer avec mon collègue (prénom et nom de la personne contact proposée) à (courriel) ou au (téléphone).

Je vous souhaite une belle journée !

Merci et à bientôt,

Signature (prénom, nom, titre)